Wie kann man große Dateien per E-Mail verschicken oder immer und überall auf wichtige Daten zugreifen? Die simple Lösung lautet Dropbox. ITACE erläutert des Vorzüge des Dienstes und erklärt, wie er funktioniert.
Einleitung
Mit dem Dienst Dropbox haben Sie häufig verwendete Dateien stets griffbereit. Diese kopieren Sie einfach in einen Ordner, die sogenannte „Dropbox“. Die Daten werden dann verschlüsselt auf einem Internetserver gespeichert und stehen damit zum Beispiel auch auf Ihrem Notebook oder am Arbeitsplatz zum Abruf bereit. Praktisch: Sie können auch Bekannten den Zugriff auf ausgewählte Dateien erlauben, dazu schicken Sie etwa einfach den Link per E-Mail.
Der Dienst ist in der Basis-Version kostenlos und stellt zwei Gigabyte Speicherplatz für Sharing und Backup von Daten zur Verfügung. Das Besondere: Dropbox wird direkt als Ordner in das Betriebssystem (Windows sowie Mac) integriert. Dazu muss lediglich eine kleine Software installiert werden, die den Dropbox-Ordner anlegt. Den verlinken Sie dann mit Ihrem Dropbox-Konto. Jeder Computer, auf dem dies getan wird, ist anschließend mit dem Dropbox-Webspace verbunden.
So funktioniert Dropbox
1 Laden Sie das entsprechende Programm von www.dropbox.com. Bei der Installation füllen Sie die Felder aus, bestätigen die „Terms of Use“ und klicken auf „OK“. Im nächsten Fenster wählen Sie 2 GB (kostenlos) und klicken auf „Next“. Im nächsten Fenster klicken Sie auf „Skip Tour and finish“ und dann auf „Finish“.
2 Den Dropbox-Ordner finden Sie standardmäßig unter „Eigene Dokumente“ und „My Dropbox“. Sie können ihn auch ganz einfach öffnen, in dem Sie rechts unten in der Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das Dropbox-Symbol klicken und Auswahlmenü auf „Open Dropbox Folder“ wählen.
3 In den Ordner können Sie nun beliebige Dateien oder ganze Ordner kopieren, im Beispiel ein PDF-Dokument. Dropbox synchronisiert nach dem Kopieren dann den Inhalt des Ordners automatisch mit dem Internet-Server. Ist das erledigt, erkennen Sie das an der grünen Markierung an der Datei.
4 Sie können nun von jedem anderen PC mit Internetanschluss die Datei aufrufen. Besuchen Sie dazu die Internetseite https://www.dropbox.com und loggen Sie sich ein. Auf der nächsten Seite klicken Sie auf den Reiter „Files“. Nun sehen Sie Dateien, die Sie in den Dropbox-Ordner auf Ihrem PC kopiert haben. Per Rechtsklick können Sie dann etwa die Datei downloaden.
Tipp: Wenn Sie das Programm auf anderen PCs (etwa im Büro) installieren, bleiben die Daten in der Dropbox immer synchron, und Sie sparen sich den Umweg über den Browser.
5 Mit Dropbox können Sie auch einfach Fotogalerien erstellen. Kopieren Sie dazu ein paar Bilder in einen neuen Ordner im Dropbox-Ordner „Photos“. Zum Betrachten der Bilder öffnen Sie nun auf einem beliebigen PC mit Internetanschluss die Seite www.getdropbox.com/photos und melden sich an. Klicken Sie auf den Bilderordner öffnet sich eine Vorschauansicht. Den Link oben an der Seite können Sie auch an Freunde und Bekannte weitergeben. Die können Sie dann die Bilder auch ohne Anmeldung anschauen.
6 Wenn Sie beispielsweise eine größere Datei nicht per E-Mail verschicken möchten, bietet sich als Alternative der Dropbox-Ordner „Public“ an. Dateien, die Sie in diesen Ordner kopieren, erhalten automatisch einen Internet-Link. Den können Sie per rechter Maustaste abrufen („Dropbox“ > „Copy Public Link“), in eine E-Mail kopieren und an den Empfänger verschicken. Der kann sich dann, auch ohne Dropbox, die Dateien herunterladen.
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